Universallösung Excel?

Wie oft werden wohl am Tag Excel (oder Google Sheets) geöffnet? Die Antwort der meisten Officer Worker ist: ständig! In meinem Berateralltag erlebe ich häufig, dass teils sogar business-critical Prozesse in Excel abgebildet wurden. Auch wenn ich selbst Excel für vieles schätze, ist es doch für die meisten Prozesse ungeeignet. Denn letztlich nutzt man damit nur einen komplexen Taschenrechner, aber kein integriertes System, das möglichst effektiv Daten verwalten kann.

Nach wie vor wird Excel in vielen Büros als Universallösung gesehen. Sämtliche Daten und Zahlen werden darin verwaltet, doch ist das noch zeitgemäß? Von der Urlaubsplanung bis zum Jahresabschluss, von der Budgetverwaltung bis zur Provisionsabrechnung – für alles muss Excel herhalten. Dabei gibt es mittlerweile viel effektivere und effizientere Tools, mit denen eine Datenverwaltung möglich ist.

Ist Excel als Universallösung noch zeitgemäß?

Historischer Exkurs – Excel als Allzwecktool

Mit Einführung von Excel in den späten 1980er-Jahren hat Microsoft die Art, wie wir rechnen fundamental verändert. Waren viele früher im Büro noch mit Taschenrechnern zugange, so wurde Excel zum neuen State of the Art. Die Möglichkeiten waren fast grenzenlos – komplexe Rechenaufgaben, Durchschnittswerte, Formeln – alles ging plötzlich so einfach. Jeder Büroangestellte konnte mit etwas Übung schnell komplexe Modelle entwerfen und durchrechnen. Auch Rechnungen, Lieferscheine oder ähnliches wurden mit Excel erstellt. Das Programm wurde zur Universallösung, zur Allzweckwaffe in Unternehmen. Doch bedenken wir, dass sich in den vergangen 30 Jahren vieles getan hat.

In den letzten beiden Jahrzehnten und mit Aufkommen des Internets sind die Ansprüche an Datenverwaltung stetig gestiegen. Früher waren noch die Artikelnummern, ein Name und der Preis ausreichend. Heute wollen viele gerne Bilder zu den Produkten hinterlegen, um diese beispielsweise für den Online-Shop zu nutzen. Hierbei kann Excel lediglich als Mediator fungieren, aber nicht die Daten eines Unternehmens vollumfänglich verwalten. Auch an der Verknüpfung mit anderen Programmen hapert es. Heute arbeiten zudem oftmals mehr Menschen in der Datenverwaltung und wir wissen, was passiert, wenn alle in der gleichen Excel-Tabelle unterwegs sind: Es entsteht Chaos. Es wird umsortiert, gefiltert oder gar gelöscht. Mittlerweile gibt es zahlreiche SaaS-Plattformen wie beispielsweise Airtable, die die Datenverwaltung exzellent übernehmen können und Excel an dieser Stelle überflüssig machen.

Excel kann in der Datenverwaltung lediglich als Mediator fungieren.

Limits und Möglichkeiten – Excel vs. SaaS-Plattformen

Meiner Meinung nach liegt die Hauptlimitation von Excel darin, dass es keine unterschiedlichen Medientypen verwalten kann. Damit wird es den vielen modernen Anforderungen an Datenhaltung, wie z.B. auch dem Austausch mit anderen Systemen, nicht mehr gerecht. Excel ist nach wie vor ein gigantischer Taschenrechner mit Speicherfunktion, der an manchen Stellen mit Sicherheit seine Berechtigung hat, doch es ist kein modernes Tool zur Datenverwaltung. Auch wenn bereits viele Unternehmen selbst die Limitierungen von Excel erkannt haben, fehlt es ihnen an Alternativen.

Wer sein Business technologisch entwickeln möchte, benötigt moderne Tools, die mit anderen Systemen gut vernetzt sind. Excel-Tabellen öffnen und schließen, Dateien hoch- und runterladen sowie Änderungen manuell einpflegen sind keine Prozesse, die langfristig eine Automatisierung ermöglichen. Zwar gibt es auch in Excel sehr mächtige Automatisierungen, insbesondere mit Visual Basic Applications (VBA), aber diese basieren trotzdem auf althergebrachten Konstrukten. SaaS-Plattformen wie Trello sind hingegen auf das moderne Business ausgerichtet. Hier lassen sich einfach und schnell Daten eingeben, verwalten, teilen, mit anderen Dokumenten verknüpfen oder Bilder hinterlegen. Ob Mitglieder, Orte, Deadlines oder Kommentare – alles findet sich hier übersichtlich an einem Ort und macht die Datenverwaltung einfacher und zeitgemäßer. Bei solch effizienten Tools entstehen weniger Fehler, man findet schneller, was gesucht wird, manuelle Arbeiten fallen weg und somit erhöht sich auch die Geschwindigkeit.

Moderne SaaS-Plattformen sind effektiver und effizienter als Excel.

Ist Excel noch gut genug?

So sehr ich Excel selbst immer noch liebe und für zahlreiche Aufgaben nutze, so sollte man doch hinterfragen, ob es noch „gut genug“ für die anstehenden Aufgaben ist. Zum Beispiel kann man mithilfe von Tools wie Airtable, einem cloudbasierten Kollaborationsdienst, viele Datenthemen besser abbilden, und auch automatisiert in verschiedene Systeme zurückspielen. Die Königsdisziplin ist ein angepasstes, unternehmenseigenes System, das die individuellen Geschäftsprozesse so effizient wie möglich abbildet. Dies führt zu mehr Transparenz, Geschwindigkeit und Kontrolle und eröffnet neue Möglichkeiten, die gesammelten Daten tatsächlich zu verwenden.

Fazit – Excel ist Standard, aber mehr auch nicht

Excel gehört zum Standard in jedem Unternehmen. Es erleichtert uns an vielen Stellen die Arbeit und hat eine große Daseinsberechtigung. Dennoch sollten wir uns darüber klar werden, dass es mittlerweile viele ausgereifte Tools gibt, mit denen sich schneller, effizienter und effektiver arbeiten lässt.